Firma, która negocjuje nową umowę na energię, czasem dostaje razem z ofertą warunek dodatkowy: zabezpieczenie płatności. Może to być kaucja, gwarancja bankowa albo przedpłata. Dla przedsiębiorcy to nieoczekiwany koszt, a w przypadku kaucji także zamrożona gotówka. Warto wiedzieć, skąd bierze się takie żądanie, jakie formy zabezpieczenia wchodzą w grę i jak przygotować się do rozmowy ze sprzedawcą.
Dlaczego sprzedawca prosi o zabezpieczenie
Sprzedawca, który podpisuje umowę z ceną stałą (FIX), zwykle kupuje energię dla klienta z wyprzedzeniem na rynku hurtowym, w tym na Towarowej Giełdzie Energii (TGE). Jeżeli klient przestanie płacić, sprzedawca zostaje z energią kupioną po ustalonej cenie i z nieopłaconymi fakturami. Zabezpieczenie ogranicza to ryzyko. O tym, czy sprzedawca o nie poprosi, decyduje zwykle kilka czynników:
- Krótka historia firmy albo brak historii płatności za energię.
- Wyniki finansowe, które sprzedawca ocenia na podstawie sprawozdań i publicznych rejestrów.
- Zaległości wobec obecnego albo poprzedniego sprzedawcy.
- Duży wolumen w stosunku do skali działalności.
- Długi okres umowy z ceną ustaloną na kilka lat.
- Sytuacja na rynku, bo w okresach dużej zmienności cen sprzedawcy częściej proszą o zabezpieczenia.
Formy zabezpieczenia
- Kaucja, czyli wpłata gotówki na rachunek sprzedawcy, zwracana po zakończeniu umowy albo po spełnieniu opisanych w niej warunków.
- Gwarancja bankowa, w której bank zobowiązuje się zapłacić sprzedawcy, jeżeli firma tego nie zrobi. Firma płaci prowizję, ale nie zamraża gotówki.
- Gwarancja ubezpieczeniowa, działająca podobnie jak bankowa, tylko wystawiana przez towarzystwo ubezpieczeniowe.
- Przedpłata, przy której firma płaci za energię z góry, a nie po zakończeniu okresu rozliczeniowego.
- Krótszy okres rozliczeniowy, który zmniejsza kwotę, jaką sprzedawca ryzykuje między kolejnymi fakturami.
Wysokość zabezpieczenia zwykle odpowiada przewidywanym płatnościom za określony czas. Konkretną kwotę i warunki zwrotu określa umowa, dlatego trzeba je przeczytać przed podpisaniem, a nie po pierwszej fakturze.
Koszt zabezpieczenia to część ceny
Porównując oferty, łatwo patrzeć wyłącznie na cenę za megawatogodzinę. Tymczasem oferta z niższą ceną i wysoką kaucją może być dla firmy mniej korzystna niż oferta odrobinę droższa, ale bez zabezpieczenia. Kaucja zamraża pieniądze, które mogłyby pracować w firmie, a gwarancja kosztuje prowizję. Te koszty trzeba doliczyć do porównania, tak samo jak opłatę handlową.
Wymagania sprzedawców są przy tym różne, a zgodnie z zasadą TPA (Third Party Access) firma może kupować energię od wybranego sprzedawcy, niezależnie od tego, kto jest operatorem sieci. Żądanie zabezpieczenia u jednego sprzedawcy nie zamyka więc drogi do innego. Do rozmowy warto mieć pod ręką numer punktu poboru energii (PPE), historię faktur i potwierdzenia terminowych płatności, bo to one najlepiej przekonują sprzedawcę.
Jak przygotować się do rozmowy o zabezpieczeniu
- Przygotować dokumenty, czyli ostatnie sprawozdanie finansowe i potwierdzenia terminowych płatności za energię.
- Zapytać o formę zabezpieczenia i o to, czy kaucję można zastąpić gwarancją bankową.
- Zaproponować krótszy okres rozliczeniowy, jeżeli sprzedawca obawia się wysokich zaległości.
- Doliczyć koszt zabezpieczenia do porównania ofert, obok ceny energii i opłaty handlowej.
- Ustalić warunki zwrotu, w tym termin i to, czy zabezpieczenie może zostać zwolnione po okresie terminowych płatności.
Podobne zabezpieczenia pojawiają się w umowach na gaz ziemny, zwłaszcza przy większych wolumenach. Przy negocjacjach warunków zakupu energii elektrycznej nasi doradcy porównują oferty razem z kosztem zabezpieczenia i rozmawiają ze sprzedawcami o jego formie. Punktem wyjścia jest analiza kosztów energii, która pokazuje, ile firma zużywa i jak płaci.
Najczęstsze pytania
Czy sprzedawca może zażądać kaucji w trakcie trwania umowy?
Może, jeżeli umowa przewiduje taką możliwość. Część umów zawiera zapisy, które pozwalają sprzedawcy zażądać zabezpieczenia na przykład po opóźnieniach w płatnościach albo przy istotnej zmianie sytuacji finansowej klienta. Warto przeczytać te postanowienia przed podpisaniem, bo w trakcie umowy trudniej je negocjować. Jeżeli takiego zapisu nie ma, wprowadzenie zabezpieczenia wymaga zmiany umowy, a więc zgody obu stron.
Czy kaucja jest zwracana z odsetkami?
To zależy wyłącznie od zapisów umowy, która może przewidywać zwrot kaucji w kwocie nominalnej albo z odsetkami. Przy kilkuletniej umowie i dużej kwocie ta różnica ma znaczenie, bo przez cały ten czas firma nie może korzystać z zamrożonych pieniędzy. Dlatego przed podpisaniem warto zapytać o oprocentowanie, termin zwrotu i to, czy kaucja może zostać zaliczona na poczet ostatnich faktur.
Czym gwarancja bankowa różni się od kaucji dla firmy?
Przy kaucji firma przekazuje sprzedawcy gotówkę, która wraca dopiero po zakończeniu umowy albo po spełnieniu jej warunków. Przy gwarancji bankowej pieniądze zostają w firmie, a bank zobowiązuje się zapłacić sprzedawcy, gdyby firma nie uregulowała należności. Gwarancja kosztuje prowizję i zwykle wymaga zdolności kredytowej, ale nie obciąża bieżącej płynności. Dla firmy z napiętym budżetem to często rozwiązanie korzystniejsze niż kaucja.
Czy nowa firma bez historii płatności zawsze musi złożyć zabezpieczenie?
Nie zawsze. Polityka sprzedawców jest różna i zależy także od wielkości zużycia. Przy niewielkim wolumenie sprzedawca może zrezygnować z zabezpieczenia albo zaproponować przedpłatę czy krótszy okres rozliczeniowy. Pomaga też przedstawienie biznesplanu, informacji o właścicielach albo historii płatności za energię w poprzedniej działalności. Porównanie kilku ofert pokazuje, który sprzedawca stawia najłagodniejsze warunki dla firmy na starcie.
Podsumowanie
Zabezpieczenie płatności to standardowe narzędzie sprzedawców energii, a nie sygnał, że firma jest źle oceniana. Kaucja, gwarancja i przedpłata różnią się jednak kosztem i wpływem na płynność, a warunki zwrotu określa umowa. Koszt zabezpieczenia warto doliczyć do porównania ofert, zanim wybierze się najtańszą na papierze.
Szukają Państwo sposobu na optymalizację kosztów energii w firmie? Nasi doradcy bezpłatnie przeanalizują Państwa faktury i przedstawią korzystniejsze oferty dostępne na rynku. Zapraszamy do kontaktu: formularz na stronie logicsolutions.pl/kontakt lub telefon: 883 005 653 lub 500 085 389.