Energia w wynajmowanym lokalu – co zależy od najemcy, a co od właściciela?
Wiele firm prowadzi działalność w lokalach, które do nich nie należą: w biurowcach, halach, pawilonach i centrach handlowych. Rachunek za energię jest wtedy kosztem firmy, ale o jego wysokości często decyduje ktoś inny. To, czy najemca może wybrać sprzedawcę, wynegocjować cenę albo zmienić moc umowną, zależy od tego, jak lokal jest podłączony i kto jest stroną umowy z operatorem sieci. Warto to sprawdzić, zanim podpisze się umowę najmu, a nie po pierwszej wysokiej fakturze.
Dwa modele rozliczenia
W praktyce spotyka się dwa rozwiązania i to od nich zależy wszystko inne.
- Najemca ma własny punkt poboru energii (PPE), czyli licznik rozliczeniowy operatora i umowę na swoje nazwisko. Wtedy sam wybiera sprzedawcę i sam odpowiada za parametry umowy.
- Punkt poboru należy do właściciela budynku, a najemca płaci za energię na podstawie podlicznika albo podziału kosztów. Wtedy sprzedawcę wybiera właściciel, a najemca ma wpływ tylko na to, co zapisze w umowie najmu.
Pierwszy model daje firmie pełną kontrolę nad kosztami. Drugi jest wygodny, bo nie wymaga żadnych formalności, ale oznacza, że cena energii i jej struktura zostają poza zasięgiem najemcy.
Własny licznik, własna umowa
Jeżeli lokal ma własny PPE, najemca może korzystać z zasady TPA (Third Party Access), czyli wybrać sprzedawcę niezależnie od operatora systemu dystrybucyjnego (OSD). Może też samodzielnie wnioskować o zmianę mocy umownej albo grupy taryfowej, jeżeli jego zapotrzebowanie się zmieni. W takim układzie firma wynajmująca lokal jest odbiorcą energii na takich samych zasadach jak właściciel nieruchomości.
Warto jednak pamiętać, że umowa na energię nie wygasa razem z umową najmu. Przy wyprowadzce trzeba ją rozwiązać albo przenieść, z zachowaniem terminów wypowiedzenia, żeby nie płacić za lokal, z którego firma już nie korzysta.
Licznik właściciela i refaktura
Jeżeli lokal nie ma własnego punktu poboru, właściciel kupuje energię dla całego budynku i przenosi jej koszt na najemców. Robi to zwykle przez refakturę, na podstawie wskazań podliczników albo według ustalonego klucza, na przykład powierzchni. Podlicznik nie jest licznikiem rozliczeniowym operatora, tylko urządzeniem pomocniczym, więc sposób odczytu i podziału kosztów wynika wyłącznie z umowy najmu.
Najczęstszym źródłem nieporozumień są opłaty stałe. Właściciel płaci za moc umowną całego budynku i musi zdecydować, jak podzielić ten koszt między najemców. Jeżeli umowa najmu tego nie określa, najemca może płacić stawkę, której składników nie zna i której nie ma jak zweryfikować.
Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem najmu
- Kto jest odbiorcą energii, czyli czy lokal ma własny PPE, czy rozliczenie idzie przez właściciela.
- Jak liczona jest opłata za energię: według podlicznika, powierzchni czy ryczałtu.
- Jak dzielone są opłaty stałe, w tym koszt mocy umownej budynku.
- Czy najemca dostanie kopie faktur właściciela albo inne dokumenty pozwalające sprawdzić stawki.
- Czy możliwe jest wydzielenie osobnego punktu poboru, jeżeli zapotrzebowanie firmy wzrośnie.
Te same pytania dotyczą ogrzewania, jeżeli budynek korzysta z gazu ziemnego rozliczanego przez właściciela. Firmom, które mają własny punkt poboru, pomagamy dobrać warunki zakupu energii elektrycznej, a tym, które rozliczają się przez właściciela, wskazujemy, co warto zapisać w umowie najmu. Punktem wyjścia zawsze są dokumenty, które firma już ma, czyli analiza kosztów energii na podstawie faktur albo refaktur.
Najczęstsze pytania
Od czego zależy, czy najemca zmieni sprzedawcę bez udziału właściciela?
Od tego, kto jest stroną umowy z operatorem systemu dystrybucyjnego. Jeżeli lokal ma własny punkt poboru energii zapisany na najemcę, firma korzysta z zasady TPA tak samo jak każdy inny odbiorca i zmienia sprzedawcę samodzielnie. Jeżeli natomiast energia jest rozliczana przez właściciela na podstawie podlicznika, o wyborze sprzedawcy decyduje właściciel, a najemca może jedynie próbować wpłynąć na tę decyzję w rozmowie o warunkach najmu.
Kto płaci za moc umowną, gdy przyłącze należy do wynajmującego?
Formalnie płaci właściciel, bo to on jest stroną umowy z operatorem. W praktyce koszt ten zwykle trafia do najemców przez refakturę albo opłaty eksploatacyjne. Sposób podziału powinien wynikać z umowy najmu. Jeżeli umowa go nie określa, najemca może ponosić część kosztu mocy zamówionej dla całego budynku, bez możliwości sprawdzenia, czy jest ona dobrana rozsądnie i czy właściciel nie płaci za zbyt wysoką moc.
Czym jest refaktura energii i kiedy bywa problemem?
Refaktura to przeniesienie kosztu energii zakupionej przez właściciela na najemcę. Sama w sobie jest zwykłym rozwiązaniem, stosowanym w wielu budynkach. Problem pojawia się wtedy, gdy najemca nie wie, jakie stawki płaci właściciel i jak dzielone są opłaty stałe. Dlatego warto zapisać w umowie najmu sposób rozliczenia i prawo wglądu w faktury, które są podstawą refaktury, zanim pojawi się pierwszy spór.
Czy lokal w centrum handlowym działa na innych zasadach?
Zasady prawne są te same, ale układ techniczny bywa inny. W wielu centrach handlowych energia dla lokali jest rozliczana przez zarządcę obiektu, a najemcy płacą za nią w ramach opłat eksploatacyjnych albo na podstawie podliczników. Samodzielny wybór sprzedawcy jest wtedy możliwy tylko w lokalach, które mają własny punkt poboru. Przed podpisaniem umowy najmu warto więc zapytać, który z tych modeli obowiązuje w danym obiekcie.
Podsumowanie
W wynajmowanym lokalu o możliwościach firmy decyduje to, kto jest odbiorcą energii. Najemca z własnym punktem poboru sam wybiera sprzedawcę i negocjuje warunki. Najemca rozliczany przez właściciela ma wpływ tylko na to, co zapisze w umowie najmu, dlatego sposób podziału kosztów i dostęp do faktur warto ustalić przed jej podpisaniem, a nie po pierwszym rozliczeniu.
Szukają Państwo sposobu na optymalizację kosztów energii w firmie? Nasi doradcy bezpłatnie przeanalizują Państwa faktury i przedstawią korzystniejsze oferty dostępne na rynku. Zapraszamy do kontaktu: formularz na stronie logicsolutions.pl/kontakt lub telefon: 883 005 653 lub 500 085 389.










